9 Mar, 2020
La selección de un software específico para trabajos en campo es una decisión determinante para cualquier empresa de servicios. Esto es así debido a la escasa oferta de soluciones disponibles en el mercado -nacional e internacional-, y a los pocos consultores expertos en la materia. Por esto, resulta crítico conocer las experiencias de otras compañías y tener en consideración no sólo las características técnicas, sino también aspectos claves para el negocio, tales como la capacidad de customización, el gobierno de la herramienta, la estimación del ROI, entre muchos otros que abordaremos en esta nota.
La elección de una solución de tecnología para planificar, gestionar y controlar las operaciones en campo no es una tarea sencilla. Independientemente del tamaño del negocio, seleccionar un sistema es una decisión importante y no puede tomarse de la noche a la mañana.
Para ayudarte en este proceso, hemos preparado una serie de elementos y consejos que deberás tener en cuenta si quieres elegir la solución para la transformación digital de la gestión de las cuadrillas en tu empresa. ¿Qué debe tenerse en cuenta al momento de elegir un software para digitalizar y automatizar la gestión de los trabajos en campo? A continuación, los principales diferenciales estratégicos que deben considerarse al momento de elegir una solución:
Nivel de customización: hoy más que nunca, las empresas buscan mayor autonomía e independencia en la administración de sus recursos. Y el software no es una excepción. Cada vez son menos los productos “enlatados” y cada vez más los que permiten personalizar y adecuar la solución a las necesidades reales de la empresa. Marcela Paz, Jefa del Departamento de Gestión Operativa y Calidad de Aguas de Santiago destacó: “Cuando elegimos la solución de Clink Field Services, lo hicimos por la autonomía y flexibilidad para incorporar todos los cambios que surgen de las directrices que propone la norma ISO 24510, esencial para nuestro negocio”.
Gobierno de la herramienta: ¿Cómo garantizar que cada colaborador tenga acceso y uso a los formularios de trabajo propios de su rol? Para obtener una respuesta satisfactoria, es clave contar con una herramienta que gobierne desde el backend el diseño y comportamiento de todos los formularios de trabajo, perfiles y funciones.
Estimación del ROI: para realizar el cálculo del retorno de la inversión, es necesario contar con especialistas en la materia que tengan en consideración el end to end del negocio. Raúl Pollet, Presidente de Soluciones Integrales SA (SISA) señaló al respecto: “Hace unos años, hablar de este tipo de cálculos era poco frecuente debido a que muy pocas empresas contaban con el know how y el expertise necesario para hacerlo. Esto no quiere decir que no existiesen, pero por supuesto los cálculos no se condecían con el resultado final. Sin embargo, hoy esto está resuelto. Gracias a más de 25 años de experiencia, en SISA podemos estimar rápidamente el índice del ROI en función de las variables claves del negocio”.
Tiempos de implementación: esta es la instancia más temida por las empresas al momento de contratar un software de cualquier índole. Por años, la palabra “implementación” fue sinónimo de “meses” o “años” de espera. No obstante, hoy existen aplicaciones en el mercado que permiten un deployment ágil. Pero aquí hay que dejar en claro lo siguiente: las soluciones de gestión para trabajos en campo -y obviamente la dinámica del negocio de las empresas de servicios- requieren de un alto nivel de customización. Por eso, aquí lo que se busca es una solución que permita una rápida implementación y realizar luego modificaciones desde el backend sin afectar la funcionalidad del sistema.
User experience: tal vez, este sea uno de los puntos menos considerados por las empresas, pero que suele tornarse en un problema serio si no se contempla con anticipación. Como toda herramienta de gestión, resulta crucial que la interfaz sea intuitiva y muy fácil de usar por cualquier usuario. Esto evita extensos procesos de inducción, errores humanos y demoras en la adopción de la herramienta. Marcelo Derazenski de ClinkFS explicó: “Nosotros con Clink Field Services, por ejemplo, tuvimos que considerar aspectos de usabilidad, navegabilidad y accesibilidad para diseñar la interfaz de la solución web y de las aplicaciones móviles”. Y agregó: “Es fundamental que el front del sistema sea amigable y fácil de aprender a usar desde el primer día, aunque obviamente también ponemos a disposición videotutoriales, documentación, cursos y soporte que complementan el rápido aprendizaje de la herramienta”.
Objetivos: por último, lo primero. Parece lo más simple, pero la definición detallada de los objetivos hace la diferencia en este tipo de proyectos. No se trata simplemente de escribir una frase genérica aplicable a cualquier negocio, como “reducir costos” o “simplificar tareas”. En verdad, se trata definir los resultados esperados de forma minuciosa para así comprender rápidamente cuáles son los requerimientos necesarios con los que debe cumplir la solución a elegir, por ejemplo: “Aumentar la visibilidad del estado de todos los trabajos”.
Hasta aquí, los factores claves que deben tenerse en cuenta al momento de seleccionar una solución que permita la transformación digital de la gestión de los trabajos en campo de las empresas de servicios. En la próxima nota, veremos las problemáticas más comunes que pueden ser resueltas fácilmente por este tipo de soluciones.
9 Mar, 2020
Implementar un sistema para la transformación digital de la gestión de las cuadrillas en campo es una decisión estratégica que hay que tomar con el mayor cuidado, pues impacta directamente en el futuro de la empresa. Es básico sopesar no solo los costos de adquirir un software, sino otras muchas cuestiones para asegurar un despliegue satisfactorio. En esta nota, las problemáticas claves que resuelve este tipo de soluciones y que podrían definir tu elección:
Ineficiencias por el uso del papel: hoy, el fenómeno de la transformación digital alcanza todos los sectores y procesos de las organizaciones. Y no es extraño que la eliminación del papel sea un objetivo cada vez más perseguido por las empresas. ¿Por qué? Básicamente, porque el uso ineficiente del papel implica altos costos y se traduce en información no centralizada. Las soluciones de tecnología para trabajos en campo, como ClinkFS, permiten acelerar los procesos, consolidar la información, y eliminar costos innecesarios. Matías Simoni de Exgadet S.A. destacó: “ClinkFS nos permitió eliminar el papel y pasar a trabajar con una App desde el celular. El ahorro de costos de operación fue notorio desde la primera semana en que nuestro personal salió a la calle con el nuevo sistema.”
Visibilidad de las operaciones: ahora, con las soluciones de tecnología, el control y seguimiento de la gestión en campo es rápido y eficiente y no depende de intervenciones manuales ni conexiones a internet. “Desde que implementamos ClinkFS, la información de las operaciones se registra automáticamente desde una app que, además, permite vincular las fotografías del trabajo con el domicilio y mejorar el tiempo de procesamiento de la información de los resultados obtenidos en el terreno”, destacó Matías Simoni, Vicepresidente de Exgadet S.A.
Planificación de trabajos: una de las problemáticas más comunes en la gestión de las operaciones en campo es, sin duda, el de las distancias recorridas. Si bien existen algunas prácticas de seguimiento, lo cierto es que pocas son las herramientas que permiten una planificación eficiente de las rutas con mecanismos de control en tiempo real. Al momento de elegir una solución, es necesario contemplar su capacidad para simplificar el proceso de planificación, asignación y ruteo de trabajos.
Datos de operaciones no unificados: sin duda, el motivo por el que la mayoría de las empresas de servicios deciden implementar un sistema de gestión de trabajos de campo es la falta de integración de los datos. No contar con un software de estas característica implica desconocer la situación real y actual de la empresa, además de la duplicación de tareas de backoffice. Por eso, las soluciones como ClinkFS integran el 100% de la información de las operaciones con la del resto del negocio, y así facilita la toma de decisiones y reduce tiempos y costos.
Hasta aquí, algunas de las problemáticas más comunes en la gestión de las operaciones en campo. En la próxima nota: la historia de éxito de Exgadet. ¡Nos vemos!
6 Mar, 2020
“Cuando comenzamos este proyecto, nuestros objetivos eran, básicamente, disminuir los costos de operación, mejorar la calidad del servicio y tener una mejor visibilidad del estado de los trabajos en el terreno”, comentó Matías Simoni, vicepresidente de Exgadet. Para alcanzar estas metas, la empresa debió buscar y elegir una solución de gestión para el trabajo en campo.
Sin embargo, el desafío era aún mayor: “Además de los requerimientos específicos del negocio, era determinante que la solución pudiese integrarse con el backend existente”, agregó Simoni. La capacidad de customización y de integración con otros sistemas y aplicaciones externos, resultaba determinante para poder avanzar con una solución.”
Fue así que, finalmente, Exgadet optó por implementar ClinkFS (Clink Field Services), una solución cloud diseñada para cubrir y automatizar el end to end de las operaciones en campo y poder gestionar bajo un mismo proceso: la planificación de los trabajos, la asignación de los recursos y el registro de las incidencias.
Para lograr una implementación ágil y, al mismo tiempo, alcanzar las metas de la compañía, Soluciones Integrales SA (SISA), empresa desarrolladora de la solución ClinkFS, incorporó las reglas de negocio de Exgadet en el sistema, diseñó un proceso para orquestar las distintas tareas de resolución y configuró la app MyTask (de ClinkFS) para reemplazar el uso del papel y proveer resultados en tiempo real.
Hoy, Exgadet atiende a clientes con más de 1.500.000 cuentas de servicio, realiza más de 50.000 gestiones mensuales y opera con más de 150 cuadrillas en campo. Y desde la implementación de la solución ClinkFS, su productividad operativa alcanzó un aumento del 28%.
15 Nov, 2018
En toda organización, sin importar la industria en la que se desenvuelva, es imprescindible poder definir y gestionar los procesos de negocio que conformarán la actividad diaria, contemplando todas las áreas involucradas en el core business; desarrollar los procesos basándose en el Ciclo de Mejora Continua permitirá planificar, ejecutar, medir y corregir distintas variables críticas, como tiempos de respuesta, recepción de casos de soporte, ordenamiento de visitas técnicas, seguimiento de cobranzas, uniformidad en la atención al cliente (independientemente del canal por el que interactúe con la empresa), la adecuación a nuevos marcos regulatorios, etc.
La visión integral y el control sobre los procesos y recursos intervinientes, son una tarea que actualmente se ven apoyadas por soluciones informáticas, que facilitan la gestión organizacional en diversos aspectos.
Al momento de tener la certeza de que un cambio debe ser inminente, será necesario contar con las herramientas adecuadas, que permitan un “time to market” exitoso y rápido, asegurando que todos los componentes participantes trabajen en sinergia, evitando caídas del flujo de información entre áreas, y trazando una máxima coordinación operatoria.
¿Cómo gestionar el cambio?
Como mencionamos previamente, una vez identificada la necesidad de un cambio, la ejecución será clave para lograr los resultados esperados, al tiempo que se asegure que los usuarios internos y externos no sientan complejidad en la transición, y se alcancen los objetivos del negocio.
Contar con una solución de gestión flexible, que permita adaptarse a los constantes desafíos del mercado y a los objetivos empresariales, se vuelve un valor agregado en sí mismo, frente a un entorno competitivo y cambiante.
Las tomas de decisiones basadas en datos reales, y en proyecciones estadísticas, identificando oportunidades, e incrementando la rentabilidad, se vuelven, por lo tanto, parte integral de una planificación estratégica que determine los ajustes necesarios.
Teniendo en cuenta la importancia de los factores mencionados y la metodología del Ciclo de Mejora Continua, hemos diseñado ClinkGO, una herramienta pensada desde el concepto de “Ciclo de Vida del Proceso”, por lo que establece cuatro pasos que hay que implementar para lograr el mejoramiento continuo:
1. Modelar: se definen, diagraman y documentan los procesos de negocio que conforman la actividad de la empresa
2. Automatizar: luego del diseño del proceso, se traducen todas las actividades y reglas de un negocio a un sistema informático
3. Ejecutar: se ponen a prueba de todas las definiciones previamente establecidas
4. Mejorar: se analizan las posibles mejoras, que pueden surgir porque se han detectado problemas, porque los propios miembros de la organización proponen alternativas más eficaces, por cambios en los hábitos de consumo de los clientes, etc. El impacto que tendrán también es considerado al momento de tomar la decisión de llevarlas a cabo.
Cada una de estas etapas son definidas por diferentes componentes que permiten, mediante el uso de un ambiente gráfico y dinámico, la retroalimentación constante de la solución. Una vez completada la etapa final, se vuelve a la primera y se repite el ciclo de nuevo, de modo tal, que las actividades son reevaluadas en forma periódica para incorporar posibles mejoras, como parte de la estrategia organizacional.
Si desea mayor información sobre cómo mejorar sus procesos de negocio, nuestros especialistas están a su disposición para despejar sus dudas.
19 Sep, 2018
En la actualidad es muy común leer o escuchar sobre la importancia de la transformación digital de las empresas. Pero, ¿qué significa dicho término?
En un contexto donde las economías son inestables, donde aparecen y se fortalecen competidores disruptivos, como Uber, Airbnb, Amazon – solo para mencionar algunos casos-, es decir, emerge competencia no tradicional, que ingresa al mercado de una forma totalmente imprevisible; donde las normas regulatorias son inciertas, donde los clientes demandan atención personalizada 24*7, donde las empresas enfrentan desafíos que requieren respuestas ágiles en todas sus áreas, la transformación digital es un cambio de modelo de gestión, poniendo el foco en la innovación, el relacionamiento efectivo y personalizado con los clientes, y en la incorporación de servicios avanzados, apoyados en el uso de tecnologías digitales.
¿Cómo comenzar con esta evolución en las organizaciones?
Nos hemos encontrado con muchos profesionales que, sinceramente, creen que contando con un CRM, o un ERP, o un BPM, o redes sociales, o e-commerce, poseen un capital que les permite ubicarse dentro de este movimiento. Pero la transformación digital de una organización no es solo la adquisición de tecnología digital, sino la modernización y reinvención en la forma en que se desempeña, gracias a dicha tecnología. Ello implica la necesidad de diseñar una estrategia y planificar tácticas que permitan avanzar hacia la agilidad de los procesos organizacionales.
Por lo tanto, se hace indispensable contemplar a la organización desde un punto de vista holístico, disponiendo de los recursos necesarios para que el core business oriente dicho cambio. Esto permitirá, por ejemplo, encontrar las áreas donde mejorar la productividad en forma crítica, identificar las oportunidades para los negocios, disminuir el impacto de las amenazas externas, mejorar la lealtad de los clientes y, como resultado, mejorar la rentabilidad y afianzarse con posiciones líderes en el mercado.
La transformación digital no es una opción:
La digitalización es un camino de redefinición de las dinámicas empresariales para lograr los objetivos comerciales.
¿Qué beneficios aporta la transformación digital?
Básicamente, podemos citar 4 ventajas:
- Mejora la experiencia del cliente
- Incrementa la eficiencia operativa
- Provee el acceso a información relevante, en tiempo real
- Revela nuevos modelos de negocios
¿Cómo emprender la evolución digital?
El primer paso, como mencionamos anteriormente, es describir correctamente el core business, para, luego, poder integrar la tecnología al negocio. Los diversos procesos, las tareas, los recursos humanos, deberán trabajar en sinergia, aprovechando soluciones que les permitan sacar provecho del ciclo de vida de tecnologías diseñadas para Big Data, Cloud, Movilidad e Internet de las cosas.
La transformación digital conlleva el diseño de una estrategia integral, con procesos de estandarización y mejora continua incluidos; abre, sin dudas, la posibilidad al crecimiento que todos persiguen, con la experiencia satisfactoria del cliente como tema clave (ofreciendo personalización, omnicanalidad y agilidad en el servicio).
Implementar la evolución digital no solo permite bajar costos operativos, permite, principalmente, innovar en los modelos de negocio y acceder, así, a nuevas fuentes de ingresos.
16 Feb, 2018
Conozca cómo la solución ClinkGO / Field Services para gestionar las Órdenes de Servicio le permitirá mejorar la productividad del personal de campo. En el video descubrirá cómo puede lograrlo.
Descargar “ClinkGO / Field Services” ClinkGO-Field-Services.pdf – Descargado 38 veces – 705 KB
