La selección de un software específico para trabajos en campo es una decisión determinante para cualquier empresa de servicios. Esto es así debido a la escasa oferta de soluciones disponibles en el mercado -nacional e internacional-, y a los pocos consultores expertos en la materia. Por esto, resulta crítico conocer las experiencias de otras compañías y tener en consideración no sólo las características técnicas, sino también aspectos claves para el negocio, tales como la capacidad de customización, el gobierno de la herramienta, la estimación del ROI, entre muchos otros que abordaremos en esta nota.
La elección de una solución de tecnología para planificar, gestionar y controlar las operaciones en campo no es una tarea sencilla. Independientemente del tamaño del negocio, seleccionar un sistema es una decisión importante y no puede tomarse de la noche a la mañana.
Para ayudarte en este proceso, hemos preparado una serie de elementos y consejos que deberás tener en cuenta si quieres elegir la solución para la transformación digital de la gestión de las cuadrillas en tu empresa. ¿Qué debe tenerse en cuenta al momento de elegir un software para digitalizar y automatizar la gestión de los trabajos en campo? A continuación, los principales diferenciales estratégicos que deben considerarse al momento de elegir una solución:
Nivel de customización: hoy más que nunca, las empresas buscan mayor autonomía e independencia en la administración de sus recursos. Y el software no es una excepción. Cada vez son menos los productos “enlatados” y cada vez más los que permiten personalizar y adecuar la solución a las necesidades reales de la empresa. Marcela Paz, Jefa del Departamento de Gestión Operativa y Calidad de Aguas de Santiago destacó: “Cuando elegimos la solución de Clink Field Services, lo hicimos por la autonomía y flexibilidad para incorporar todos los cambios que surgen de las directrices que propone la norma ISO 24510, esencial para nuestro negocio”.
Gobierno de la herramienta: ¿Cómo garantizar que cada colaborador tenga acceso y uso a los formularios de trabajo propios de su rol? Para obtener una respuesta satisfactoria, es clave contar con una herramienta que gobierne desde el backend el diseño y comportamiento de todos los formularios de trabajo, perfiles y funciones.
Estimación del ROI: para realizar el cálculo del retorno de la inversión, es necesario contar con especialistas en la materia que tengan en consideración el end to end del negocio. Raúl Pollet, Presidente de Soluciones Integrales SA (SISA) señaló al respecto: “Hace unos años, hablar de este tipo de cálculos era poco frecuente debido a que muy pocas empresas contaban con el know how y el expertise necesario para hacerlo. Esto no quiere decir que no existiesen, pero por supuesto los cálculos no se condecían con el resultado final. Sin embargo, hoy esto está resuelto. Gracias a más de 25 años de experiencia, en SISA podemos estimar rápidamente el índice del ROI en función de las variables claves del negocio”.
Tiempos de implementación: esta es la instancia más temida por las empresas al momento de contratar un software de cualquier índole. Por años, la palabra “implementación” fue sinónimo de “meses” o “años” de espera. No obstante, hoy existen aplicaciones en el mercado que permiten un deployment ágil. Pero aquí hay que dejar en claro lo siguiente: las soluciones de gestión para trabajos en campo -y obviamente la dinámica del negocio de las empresas de servicios- requieren de un alto nivel de customización. Por eso, aquí lo que se busca es una solución que permita una rápida implementación y realizar luego modificaciones desde el backend sin afectar la funcionalidad del sistema.
User experience: tal vez, este sea uno de los puntos menos considerados por las empresas, pero que suele tornarse en un problema serio si no se contempla con anticipación. Como toda herramienta de gestión, resulta crucial que la interfaz sea intuitiva y muy fácil de usar por cualquier usuario. Esto evita extensos procesos de inducción, errores humanos y demoras en la adopción de la herramienta. Marcelo Derazenski de ClinkFS explicó: “Nosotros con Clink Field Services, por ejemplo, tuvimos que considerar aspectos de usabilidad, navegabilidad y accesibilidad para diseñar la interfaz de la solución web y de las aplicaciones móviles”. Y agregó: “Es fundamental que el front del sistema sea amigable y fácil de aprender a usar desde el primer día, aunque obviamente también ponemos a disposición videotutoriales, documentación, cursos y soporte que complementan el rápido aprendizaje de la herramienta”.
Objetivos: por último, lo primero. Parece lo más simple, pero la definición detallada de los objetivos hace la diferencia en este tipo de proyectos. No se trata simplemente de escribir una frase genérica aplicable a cualquier negocio, como “reducir costos” o “simplificar tareas”. En verdad, se trata definir los resultados esperados de forma minuciosa para así comprender rápidamente cuáles son los requerimientos necesarios con los que debe cumplir la solución a elegir, por ejemplo: “Aumentar la visibilidad del estado de todos los trabajos”.
Hasta aquí, los factores claves que deben tenerse en cuenta al momento de seleccionar una solución que permita la transformación digital de la gestión de los trabajos en campo de las empresas de servicios. En la próxima nota, veremos las problemáticas más comunes que pueden ser resueltas fácilmente por este tipo de soluciones.
